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En finir avec ta phobie administrative

Bon, je vous raconte un truc absolument honteux sur moi : j’ai commencé à trier mes papiers à l’âge de 32 ans.

Crédit : Unplash / Maarten Van Den Heuvel

 

Avant ça, j’accumulais juste toute la paperasse dans des vilaines panières en plastiques et chaque fois qu’il fallait retrouver un document administratif, j’y passais ma soirée.

Si tu es un peu comme moi à cette époque, tu connais déjà cette boule au ventre dès que tu regardes ta pile de papiers et d’enveloppes jamais ouvertes et cette angoisse qui te réveille parfois en pleine nuit quand ton cerveau repense subitement à cette facture que tu devais payer il y a 3 semaines et que tu as complètement zappé… Bref c’est vraiment très chiant comme « phobie » parce que même si c’est « juste du papier », ça peut être carrément terrifiant (ou super chiant) de se lancer dans un grand rangement.

Du coup, si tu as lu jusqu’ici, j’ai une bonne nouvelle pour toi : le pire est derrière toi. Et tu vas t’en sortir, parce que les tâches administratives, aussi assommantes soient-elles, ne tuent pas. En revanche le stress et l’anxiété qu’elles génèrent peuvent te bouffer la santé. 

Bon le truc le plus dur c’est de s’y mettre. Si tu as cliqué sur cet article, c’est que tu es prêt·e, donc mettons en place ton plan d’actions et conforte-toi dans l’idée que le moment le plus désagréable est derrière toi. 

Allez on se dit que cette personne qui laisse tout trainer, ce n’est plus toi. Tu vas maintenant gagner du temps et éviter de faire une crise d’angoisse dès que tu dois retrouver un papier important ou payer une facture

1. Trouve le système de rangement qui fonctionne POUR TOI

Classeurs de couleurs, disque dur, clés USB, coffres forts digitaux, boites de rangement, trieurs… On a tous un système de classement préféré. 

En ce qui me concerne :

  • Pour les documents existants et ceux qui m’arrivent par voie postale, je me suis basée sur le système que je préférais à l’école : j’ai acheté 2 grands classeurs verts, des pochettes plastiques et des intercalaires. J’utilise ces classeurs  et intercalaires qui sont jolis et super résistants. Bon certes c’est du plastique, mais je pense qu’ils vont m’accompagner toute ma vie. 
  • Pour tous les documents numériques (relevés de compte, avis d’imposition, bulletins de salaire : j’utilise des coffres forts digitaux tels que digiposte de la Poste. Le gros avantage de tout archiver digitalement : pas besoin d’être chez soi ou d’être hyper organisé pour trouver ce document urgent à envoyer. 

Une fois que tu as ton système de rangement, on va pouvoir passer aux choses sérieuses.

2. Prépare ton environnement 

Fais-toi un thé (ou un café), et prépare-toi une tablette de chocolat ou un bout de saucisson (bref un truc que tu aimes vraiment manger) et mets une petite playlist chill. Tu peux même allumer une bougie si ça te fait plaisir.

L’idée, c’est de rendre ce moment aussi agréable que possible. Tu vas ainsi pouvoir prévoir ta première session d’organisation dans des conditions optimales. De toute façon, on rentre dans la saison des dimanches pourris, donc tu vas pouvoir trouver le temps de tout trier dans tes papiers !

3. Fais le tri entre ce que tu jettes et ce que tu dois garder

J’avais tendance à tout garder « au cas où ». Finalement j’ai pris le parti de numériser un maximum de documents et j’utilise des coffres forts électroniques pour mes fiches de paie, quittances de loyer, relevés bancaires afin d’éviter l’accumulation de papier.

Pour savoir quels documents conserver et combien de temps : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

Bon dans un monde idéal je rêve de tout numériser et de faire une copie sur disque dur et une sur un coffre fort sur le cloud, mais en vrai, j’ai un travail et des amis donc ça attendra ma retraite.

4. Définis tes catégories

Maintenant, tu as trié ce que tu dois garder et ce que tu vas pouvoir jeter dans une benne à papiers (comme ça non seulement t’es organisé mais en plus tu recycles et bientôt les personnes de sexe opposé se jetteront sur toi tellement tu seras devenu·e irrésistible).

Il est grand temps de définir tes catégories essentielles (donc chez moi c’est par intercalaire, mais ça peut être aussi des pochettes, des dossiers virtuels etc…)

Voici quelques catégories pour te donner une idée : 

  • La Maison : Acte de propriété, bail, quittances de loyer, factures d’eau, de gaz, et d’électricité, téléphone, internet, entretien…
  • Les Assurances : Habitation, voiture, assurance personnelles
  • La Santé : Ordonnances renouvelables, attestation de sécurité sociale, attestation de mutuelle, contrats et relevés de remboursement.
  • Les Finances : Relevés de comptes bancaires, contrats, crédits…
  • Les Impôts : Impôts sur le revenu, impôts locaux, impôts fonciers, taxe d’habitation…
  • La Famille : PACS, contrat de mariage, livret de famille…
  • Le Travail : Contrat de travail, fiches de paie, diplômes…

5. Ne laisse jamais une enveloppe fermée

Juste, le fais pas, c’est chiant et ça ne fait que repousser le problème à plus tard. 

6. Automatise ce qui peut l’être

Bon il y a deux écoles sur ce sujet, mais personnellement j’ai gagné en confort d’esprit et en temps passé en automatisant tous mes paiements. Je regarde mon compte bancaire tous les jours et je reçois une alerte qui me prévient lorsque des prélèvement supérieurs à un certain montant se présentent, et globalement je n’ai jamais eu de mauvaise surprise.

Loyer, électricité, internet… Tout est prévu dans mon budget mensuel (dont je vous reparlerai si ça vous intéresse), et je sais exactement ce qui tombe à quelle date. J’ai aussi annulé un certain nombre de services dont je n’avais pas l’usage, je veille simplement à prendre des abonnements sans engagement, ce qui me permet de mieux jauger ma consommation et d’ajuster. J’avais par exemple automatisé l’envoi de cartouches d’encre pour mon imprimante (environ 3€ par mois), puis j’ai réalisé au bout de 6 mois que je n’imprimais pas assez, j’ai donc tout résilié et je vais acheter mes cartouches quand j’en ai besoin. 

7. Célèbre ta victoire

Bon une fois que tu auras terminé tout ça, tu peux célébrer maintenant ta victoire tout en regardant amoureusement ton nouveau système de rangement avec un bon verre de kombucha ou de vin rouge !


J’espère que ça vous aidera si vous êtes comme moi un peu phobique de l’administration & des papiers. Et si vous avez des astuces ou stratagèmes, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires !

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